Saper utilizzare il registro di comunicazione adeguato è una competenza importante a livello accademico e professionale, soprattutto in una lingua di cui non siamo parlanti nativi, come l’inglese. Infatti, se abituati a scrivere mail informali, potremmo trovare difficoltà ad adeguare la nostra scrittura quando ci relazioniamo, ad esempio, con la dirigenza, un cliente di alto profilo, o un docente. 

Per questo abbiamo raccolto i 5 errori più comuni nello scrivere una mail formale in inglese: li vedremo e risolveremo al meglio uno per uno. 

I 5 errori da non fare quando scrivi una mail formale in inglese

In inglese si dà del tu anche al re. Perciò per porci in modo educato e distinto, dobbiamo evitare 3 errori di forma: 

• usare abbreviazioni o acronimi

• usare espressioni colloquiali

• riferirsi al destinatario col titolo sbagliato

Se siamo in un contesto formale, è probabile che ci troveremo a scrivere a persone con ruoli di una certa rilevanza, quindi con molti impegni e poco tempo. Allora ecco altri 2 errori da evitare nel contenuto:

• essere lunghi e prolissi

• essere vaghi e poco chiari

Vediamo come risolvere questi problemi.

1. Non usare abbreviazioni o acronimi

Evitare di usare abbreviazioni, forme contratte e acronimi è un punto molto importante se vogliamo scrivere una buona mail formale in inglese. Vediamo come.

Evita le forme contratte dei verbi, preferisci sempre le forme estese 

Alcuni esempi:
NO: We’re pleased to… 
SÌ: We are pleased to…

NO: I’d like to…
SÌ: I would like to…

NO: I’m gonna send you… 
SÌ: I am going to send you…

Evita di usare gli acronimi, piuttosto esplicita le frasi

NO:  ASAP, FYI, TBD, YTD
SÌ:  As soon as possible, for your information, to be defined, year to date.

Attenzione! Eccezione: gli acronimi concessi anche in mail formali in inglese sono quelli che hanno un significato specifico proprio in quanto acronimi e che sono comunemente usati come parole.
Ad esempio:
Ruoli o reparti aziendali come CEO, CFO, CRM, CSR, HR ecc..
Termini tecnici come ROI (Return of investments) e KPI (Key Performance Indicators)

Ringrazia sempre in forma estesa

NO: Thanks 
SÌ: Thank you
SÌ: Thank you for your time 
SÌ: Thank you for your consideration

2.Non usare espressioni colloquiali

Per alzare il registro di comunicazione quando scriviamo una mail, è necessario lasciare da parte le espressioni colloquiali e ricorrere a formule più formali. Questo è particolarmente rilevante nei saluti iniziali e finali che saltano subito allo sguardo di chi legge la nostra mail. Vediamo cosa scrivere e cosa evitare.

Saluti iniziali

NO: Hi / hello / good morning / good evening
SÌ: Dear + il titolo corretto della persona a cui scriviamo
SÌ: Titolo + cognome della persona a cui scriviamo 

Non è chiaro? Approfondiremo questo punto più avanti nell’articolo.

Saluti finali

NO: Goodbye / Have a nice day  / See you soon
SÌ: Sincerely 
SÌ: Best regards
Sì: Kind regards
SÌ: Most respectfully 

Corpo della mail

Nello scrivere il corpo principale della mail occorre fare attenzione a scegliere i sinonimi formali delle parole colloquiali che siamo abituati a usare. Puoi trovare una lunga lista di alternative formali a verbi, sostantivi, avverbi e aggettivi nel nostro articolo Inglese informale e formale: 50+ parole e frasi comuni da sapere.

Qui vediamo le versioni formali di alcune espressioni molto comuni nelle mail che possono tornarti utili:

NO: I want to invite you…
SÌ: I am pleased to invite you to…

NO: I’d like to ask the possibility to talk with you/ host you/ meet you…
SÌ: I would appreciate the chance to talk with you/ host you/ meet you…

NO: I’ve attached the document
SÌ: Please find attached the document

NO: We’re sorry to tell you that…
SÌ: We regret to inform you that…

NO: I’m sorry
SÌ: Please accept my apologies

NO: Waiting for your reply
SÌ: Looking forward to your reply
SÌ:  Looking forward to hearing from you

NO: Waiting for your updates
SÌ: Please keep me informed of any updates

Consiglio bonus: se rispondi a un’email precedente, abbi cura di ringraziare sempre in apertura prima di proseguire col resto del testo.

SÌ: Thank you for contacting us
SÌ: Thank you for your prompt reply
SÌ: Thank you for your kind proposal

3.Riferisciti al destinatario col titolo corretto

Nel caso di ruoli istituzionali scrivi titolo e cognome della persona:
Dear President Smith, 
Dear Undersecretary Rossi,
Dear Mayor Verdi,

Attenzione! Se decidi di usare President senza il cognome, la formula più usata non è Dear President, ma Dear Mr./Mrs President.

Attenzione! Dear può essere omesso in contesti molto formali.

Nel caso di ruoli aziendali è più comune scrivere il solo titolo senza cognome:
Dear Chief Executive Officer, (meglio la versione estesa rispetto a CEO),
Dear Executive Director,
Dear HR manager,

Per alcune professioni, come il medico o l’insegnante, scrivi professione e cognome:
Dear Dr. Green,
Dear Professor Brown,

Per tutte le altre professioni, usa semplicemente Mr/Mrs + cognome
Ad esempio: se scrivi a un avvocato, non usare Dear lawyer, o Dear attorney!

Se la persona non ha un titolo specifico o non lo sai, usa:
Dear Mr/Mrs + cognome,

Se non conosci di preciso il destinatario usa:
Dear Sir/Madam, se sai se si tratterà di un uomo o una donna.
To whom it may concern, se non sai chi leggerà la tua mail.

Se stai scrivendo una mail per candidarti a una posizione di lavoro, usa:
Dear Mr/Mrs + cognome, se sai il nome del referente che segue la selezione.
Dear/kind hiring manager, o Dear HR manager/team, se non sai chi sta seguendo la selezione.

4 + 5. Scrivi in modo conciso e chiaro

In una mail formale devi avere cura di scrivere senza perderti in chiacchiere: cerca di arrivare velocemente al punto seppur usando le giuste formule di cortesia. E presta attenzione a dare informazioni e fare richieste in modo chiaro e comprensibile già alla prima lettura. Altrimenti il rischio è che la persona a cui stai scrivendo chiuda la tua mail perché non capisce cosa vuoi dire o è troppo lunga. 

Vediamo un esempio pratico. 

Ecco due versioni di una mail con lo stesso obiettivo: invitare una dirigente a un evento aziendale interno organizzato dal communication team. La prima versione è troppo prolissa e in molti punti poco chiara, la seconda corregge questi problemi e risulta più sintetica ed efficace allo stesso tempo. 

Ora che hai tutti gli elementi per farlo nel modo migliore, corri a scrivere la tua mail formale in inglese: siamo sicuri che i tuoi interlocutori la troveranno professionale e adeguata. 

E se desideri portare il tuo inglese a un livello avanzato, i tutor madrelingua di Edusogno sono pronti a conoscerti e cominciare a lavorare insieme a te. Puoi prenotare un incontro gratuito e senza impegno col nostro staff per capire qual è il corso migliore per i tuoi obiettivi e le tue tasche.