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Come scrivere una mail formale in inglese: errori da non fare

Come scrivere una mail formale in inglese: errori da non fare

Come scrivere una mail formale in inglese: errori da non fare

Difficoltà nello scrivere una mail formale in inglese col giusto tono? In questo articolo vediamo gli errori più comuni e spieghiamo come risolverli per riuscire a scrivere la mail formale perfetta.

Difficoltà nello scrivere una mail formale in inglese col giusto tono? In questo articolo vediamo gli errori più comuni e spieghiamo come risolverli per riuscire a scrivere la mail formale perfetta.

Indice dell’articolo

Indice dell’articolo

  1. La mia storia e il mio background

  2. Cosa ho dovuto preparare

  3. La lettera di ammissione

  4. Quanto conta scrivere un buon Personal Statement

  5. Quanto conta il voto di laurea

  6. Come mi ha aiutato Edusogno

  7. La partenza per gli States e Cambridge

  8. La mia vita nel college

  9. Le lezioni e l’approccio con gli altri

  10. Come ho affrontato l’inlese accademico

  1. La mia storia e il mio background

  2. Cosa ho dovuto preparare

  3. La lettera di ammissione

  4. Quanto conta scrivere un buon Personal Statement

  5. Quanto conta il voto di laurea

  6. Come mi ha aiutato Edusogno

  7. La partenza per gli States e Cambridge

  8. La mia vita nel college

  9. Le lezioni e l’approccio con gli altri

  10. Come ho affrontato l’inlese accademico

31 gennaio 2024

Saper utilizzare il registro di comunicazione adeguato è una competenza importante a livello accademico e professionale, soprattutto in una lingua di cui non siamo parlanti nativi, come l’inglese. Infatti, se abituati a scrivere mail informali, potremmo trovare difficoltà ad adeguare la nostra scrittura quando ci relazioniamo, ad esempio, con la dirigenza, un cliente di alto profilo, o un docente. 

Per questo abbiamo raccolto i 5 errori più comuni nello scrivere una mail formale in inglese: li vedremo e risolveremo al meglio uno per uno. 

I 5 errori da non fare quando scrivi una mail formale in inglese

In inglese si dà del tu anche al re. Perciò per porci in modo educato e distinto, dobbiamo evitare 3 errori di forma

  • usare abbreviazioni o acronimi

  • usare espressioni colloquiali

  • riferirsi al destinatario col titolo sbagliato

Se siamo in un contesto formale, è probabile che ci troveremo a scrivere a persone con ruoli di una certa rilevanza, quindi con molti impegni e poco tempo. Allora ecco altri 2 errori da evitare nel contenuto:

  • essere lunghi e prolissi

  • essere vaghi e poco chiari

Vediamo come risolvere questi problemi.

Non usare abbreviazioni o acronimi

Evitare di usare abbreviazioni, forme contratte e acronimi è un punto molto importante se vogliamo scrivere una buona mail formale in inglese. Vediamo come.

1. Evita le forme contratte dei verbi, preferisci sempre le forme estese 

Alcuni esempi:

NO: We’re pleased to… 
SÌ: We are pleased to…

NO: I’d like to…
SÌ: I would like to…

NO: I’m gonna send you… 
SÌ: I am going to send you…

2. Evita di usare gli acronimi, piuttosto esplicita le frasi

NO:  ASAP, FYI, TBD, YTD
SÌ:  As soon as possible, for your information, to be defined, year to date.

Attenzione! Eccezione: gli acronimi concessi anche in mail formali in inglese sono quelli che hanno un significato specifico proprio in quanto acronimi e sono comunemente usati come parole.
Ad esempio:
Ruoli o reparti aziendali come CEO, CFO, CRM, CSR, HR ecc..
Termini tecnici come ROI (Return of investments) e KPI (Key Performance Indicators)

3. Ringrazia sempre in forma estesa

NO: Thanks 
SÌ: Thank you
SÌ: Thank you for your time 
SÌ: Thank you for your consideration

Non usare espressioni colloquiali

Per alzare il registro di comunicazione quando scriviamo una mail, è necessario lasciare da parte le espressioni colloquiali e ricorrere a formule più formali. Questo è particolarmente rilevante nei saluti iniziali e finali che saltano subito allo sguardo di chi legge la nostra mail. Vediamo cosa scrivere e cosa evitare.

Saluti iniziali

NO: Hi, hello, good morning, good evening
SÌ: Dear + il titolo corretto della persona a cui scriviamo
SÌ: Titolo + cognome della persona a cui scriviamo 

Non è chiaro? Approfondiremo questo punto più avanti nell’articolo.

Saluti finali

NO:  Goodbye / Have a nice day  / See you soon
SÌ: Sincerely 
SÌ: Best regards / Kind regards
SÌ: Most respectfully 

Corpo della mail

Nello scrivere il corpo principale della mail occorre fare attenzione e scegliere i sinonimi formali delle parole colloquiali che siamo abituati a usare. Puoi trovare una lunga lista alternative formali a verbi, sostantivi, avverbi e aggettivi nel nostro articolo Informal VS formal English. *hyperlink all’altro articolo*

Qui vediamo le versioni formali di alcune espressioni molto comuni nelle mail che possono tornarti utili:

NO: I want to invite you…
SÌ: I am pleased to invite you to…

NO: I’d like to ask the possibility to talk with you/ host you/ meet you…
SÌ: I would appreciate the chance to talk with you/ host you/ meet you…

NO: I’ve attached the document.
SÌ: Please find attached the document.

NO: We’re sorry to tell you that…
SÌ: We regret to inform you that…

NO: I’m sorry
SÌ: Please accept my apologies

NO: Waiting for your reply
SÌ: Looking forward to your reply
SÌ:  Looking forward to hearing from you

NO: Waiting for your updates
SÌ: Please keep me informed of any updates

Consiglio bonus: se rispondi a un’email precedente, abbi cura di ringraziare sempre in apertura, prima di proseguire col resto del testo.

SÌ: Thank you for contacting us.
SÌ: Thank you or your prompt reply.
SÌ: Thank you for your kind proposal.

Riferisciti al destinatario col titolo corretto

Nel caso di ruoli istituzionali scrivi titolo e cognome della persona:
Dear President Smith, 
Dear Undersecretary Rossi,
Dear Mayor Verdi,

Attenzione! Se decidi di usare President senza il cognome, la formula più usata non è Dear President, ma Dear Mr./Mrs President,

Attenzione! Dear può essere omesso in contesti molto formali.

Nel caso di ruoli aziendali è più comune scrivere il solo titolo senza cognome:
Dear Chief Executive Officer, (meglio la versione estesa rispetto a CEO),
Dear Executive Director,
Dear HR manager,

Per alcune professioni, come il medico o l’insegnante, scrivi professione e cognome:
Dear Dr. Green,
Dear Professor Brown,

Per tutte le altre professioni, usa semplicemente Mr/Mrs + cognome
Ad esempio: se scrivi a un avvocato, non usare Dear lawyer, o Dear attorney!

Se la persona non ha un titolo specifico o non lo sai, usa:
Dear Mr/Mrs + cognome,

Se non conosci di preciso il destinatario usa:
Dear Sir/Madam, se sai se si tratterà di un uomo o una donna.
To whom it may concern, se non sai chi leggerà la tua mail.

Se stai scrivendo una mail per candidarti a una posizione di lavoro, usa:
Dear Mr/Mrs + cognome, se sai il nome del referente che segue la selezione.
Dear/kind hiring manager, o Dear HR manager/team, se non sai chi sta seguendo la selezione.

Scrivi in modo conciso e chiaro

In una mail formale devi avere cura di scrivere senza perderti in chiacchiere: cerca di arrivare velocemente al punto seppur usando le giuste formule di cortesia. E presta attenzione a dare informazioni e fare richieste in modo chiaro e comprensibile già alla prima lettura. ALtrimenti il rischio è che la persona a cui stai scrivendo chiuda la tua mail perché non capisce cosa vuoi dire o è troppo lunga. 

Vediamo un esempio pratico

Ecco due versioni di una mail con lo stesso obiettivo: invitare una dirigente a un evento aziendale interno organizzato dal team communication. La prima versione è troppo prolissa e in molti punti poco chiara, la seconda corregge questi problemi e risulta più sintetica ed efficace allo stesso tempo. 

IMMAGINEEEEEEEEEEEEEE

Ora che hai tutti gli elementi per farlo nel modo migliore, corri a scrivere la tua mail formale in inglese: siamo sicuri che i tuoi interlocutori la troveranno professionale e adeguata

E se desideri portare il tuo inglese a un livello avanzato, i tutor madrelingua di Edusogno sono pronti a conoscerti e cominciare a lavorare insieme a te. Puoi prenotare un incontro gratuito e senza impegno col nostro staff per capire qual è il corso migliore per i tuoi obiettivi e le tue tasche.

Saper utilizzare il registro di comunicazione adeguato è una competenza importante a livello accademico e professionale, soprattutto in una lingua di cui non siamo parlanti nativi, come l’inglese. Infatti, se abituati a scrivere mail informali, potremmo trovare difficoltà ad adeguare la nostra scrittura quando ci relazioniamo, ad esempio, con la dirigenza, un cliente di alto profilo, o un docente. 

Per questo abbiamo raccolto i 5 errori più comuni nello scrivere una mail formale in inglese: li vedremo e risolveremo al meglio uno per uno. 

I 5 errori da non fare quando scrivi una mail formale in inglese

In inglese si dà del tu anche al re. Perciò per porci in modo educato e distinto, dobbiamo evitare 3 errori di forma

  • usare abbreviazioni o acronimi

  • usare espressioni colloquiali

  • riferirsi al destinatario col titolo sbagliato

Se siamo in un contesto formale, è probabile che ci troveremo a scrivere a persone con ruoli di una certa rilevanza, quindi con molti impegni e poco tempo. Allora ecco altri 2 errori da evitare nel contenuto:

  • essere lunghi e prolissi

  • essere vaghi e poco chiari

Vediamo come risolvere questi problemi.

Non usare abbreviazioni o acronimi

Evitare di usare abbreviazioni, forme contratte e acronimi è un punto molto importante se vogliamo scrivere una buona mail formale in inglese. Vediamo come.

1. Evita le forme contratte dei verbi, preferisci sempre le forme estese 

Alcuni esempi:

NO: We’re pleased to… 
SÌ: We are pleased to…

NO: I’d like to…
SÌ: I would like to…

NO: I’m gonna send you… 
SÌ: I am going to send you…

2. Evita di usare gli acronimi, piuttosto esplicita le frasi

NO:  ASAP, FYI, TBD, YTD
SÌ:  As soon as possible, for your information, to be defined, year to date.

Attenzione! Eccezione: gli acronimi concessi anche in mail formali in inglese sono quelli che hanno un significato specifico proprio in quanto acronimi e sono comunemente usati come parole.
Ad esempio:
Ruoli o reparti aziendali come CEO, CFO, CRM, CSR, HR ecc..
Termini tecnici come ROI (Return of investments) e KPI (Key Performance Indicators)

3. Ringrazia sempre in forma estesa

NO: Thanks 
SÌ: Thank you
SÌ: Thank you for your time 
SÌ: Thank you for your consideration

Non usare espressioni colloquiali

Per alzare il registro di comunicazione quando scriviamo una mail, è necessario lasciare da parte le espressioni colloquiali e ricorrere a formule più formali. Questo è particolarmente rilevante nei saluti iniziali e finali che saltano subito allo sguardo di chi legge la nostra mail. Vediamo cosa scrivere e cosa evitare.

Saluti iniziali

NO: Hi, hello, good morning, good evening
SÌ: Dear + il titolo corretto della persona a cui scriviamo
SÌ: Titolo + cognome della persona a cui scriviamo 

Non è chiaro? Approfondiremo questo punto più avanti nell’articolo.

Saluti finali

NO:  Goodbye / Have a nice day  / See you soon
SÌ: Sincerely 
SÌ: Best regards / Kind regards
SÌ: Most respectfully 

Corpo della mail

Nello scrivere il corpo principale della mail occorre fare attenzione e scegliere i sinonimi formali delle parole colloquiali che siamo abituati a usare. Puoi trovare una lunga lista alternative formali a verbi, sostantivi, avverbi e aggettivi nel nostro articolo Informal VS formal English. *hyperlink all’altro articolo*

Qui vediamo le versioni formali di alcune espressioni molto comuni nelle mail che possono tornarti utili:

NO: I want to invite you…
SÌ: I am pleased to invite you to…

NO: I’d like to ask the possibility to talk with you/ host you/ meet you…
SÌ: I would appreciate the chance to talk with you/ host you/ meet you…

NO: I’ve attached the document.
SÌ: Please find attached the document.

NO: We’re sorry to tell you that…
SÌ: We regret to inform you that…

NO: I’m sorry
SÌ: Please accept my apologies

NO: Waiting for your reply
SÌ: Looking forward to your reply
SÌ:  Looking forward to hearing from you

NO: Waiting for your updates
SÌ: Please keep me informed of any updates

Consiglio bonus: se rispondi a un’email precedente, abbi cura di ringraziare sempre in apertura, prima di proseguire col resto del testo.

SÌ: Thank you for contacting us.
SÌ: Thank you or your prompt reply.
SÌ: Thank you for your kind proposal.

Riferisciti al destinatario col titolo corretto

Nel caso di ruoli istituzionali scrivi titolo e cognome della persona:
Dear President Smith, 
Dear Undersecretary Rossi,
Dear Mayor Verdi,

Attenzione! Se decidi di usare President senza il cognome, la formula più usata non è Dear President, ma Dear Mr./Mrs President,

Attenzione! Dear può essere omesso in contesti molto formali.

Nel caso di ruoli aziendali è più comune scrivere il solo titolo senza cognome:
Dear Chief Executive Officer, (meglio la versione estesa rispetto a CEO),
Dear Executive Director,
Dear HR manager,

Per alcune professioni, come il medico o l’insegnante, scrivi professione e cognome:
Dear Dr. Green,
Dear Professor Brown,

Per tutte le altre professioni, usa semplicemente Mr/Mrs + cognome
Ad esempio: se scrivi a un avvocato, non usare Dear lawyer, o Dear attorney!

Se la persona non ha un titolo specifico o non lo sai, usa:
Dear Mr/Mrs + cognome,

Se non conosci di preciso il destinatario usa:
Dear Sir/Madam, se sai se si tratterà di un uomo o una donna.
To whom it may concern, se non sai chi leggerà la tua mail.

Se stai scrivendo una mail per candidarti a una posizione di lavoro, usa:
Dear Mr/Mrs + cognome, se sai il nome del referente che segue la selezione.
Dear/kind hiring manager, o Dear HR manager/team, se non sai chi sta seguendo la selezione.

Scrivi in modo conciso e chiaro

In una mail formale devi avere cura di scrivere senza perderti in chiacchiere: cerca di arrivare velocemente al punto seppur usando le giuste formule di cortesia. E presta attenzione a dare informazioni e fare richieste in modo chiaro e comprensibile già alla prima lettura. ALtrimenti il rischio è che la persona a cui stai scrivendo chiuda la tua mail perché non capisce cosa vuoi dire o è troppo lunga. 

Vediamo un esempio pratico

Ecco due versioni di una mail con lo stesso obiettivo: invitare una dirigente a un evento aziendale interno organizzato dal team communication. La prima versione è troppo prolissa e in molti punti poco chiara, la seconda corregge questi problemi e risulta più sintetica ed efficace allo stesso tempo. 

IMMAGINEEEEEEEEEEEEEE

Ora che hai tutti gli elementi per farlo nel modo migliore, corri a scrivere la tua mail formale in inglese: siamo sicuri che i tuoi interlocutori la troveranno professionale e adeguata

E se desideri portare il tuo inglese a un livello avanzato, i tutor madrelingua di Edusogno sono pronti a conoscerti e cominciare a lavorare insieme a te. Puoi prenotare un incontro gratuito e senza impegno col nostro staff per capire qual è il corso migliore per i tuoi obiettivi e le tue tasche.

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